أولاً: تعديل المادة رقم (٣) من لائحة الإتلاف والتي نصها: (تقوم لجنة الإتلاف بتفحص البيانات المعدة والتأكد من استكمالها للمعلومات وانتهاء مدة حفظ الوثائق المراد إتلافها، ومطابقتها على بياناتها وتعبئة محضر الإتلاف المعد لهذا الغرض)، لتكون بالنص التالي: (تقوم لجنة الإتلاف بتفحص البيانات المعدة، والتأكد من استكمالها للمعلومات، وانتهاء مدة حفظ الوثائق المراد إتلافها، ومطابقتها على بياناتها، وتعبئة محضر الإتلاف المعد لهذا الغرض، ويمكن للجهاز الحكومي -حسب الحاجة- طلب المساعدة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في إعداد بيانات ومحاضر الإتلاف).
ثانياً: تعديل المادة رقم (١٠) من لائحة الإتلاف، والتي نصها: (يتم إتلاف الوثائق التي انتهت مدة حفظها بفرمها، تحت الإشراف المباشر للجنة الإتلاف)، ليكون نصها: (يتم إتلاف الوثائق الورقية التي انتهت مدة حفظها بفرمها، وبالنسبة إلى بقية الأوعية الأخرى، يتم إتلاف الوثائق المضمنة بها وإعادة استعمال أوعيتها كلما أمكن ذلك، على أن يتم الإتلاف بطريقة تضمن عدم الاستدلال على محتوى الوثيقة، ويكون الإتلاف تحت الإشراف المباشر للجنة الإتلاف، وبحضور مندوب من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات).
ثالثاً: تعديل المادة رقم (١٢) من لائحة الإتلاف، والتي نصها: (تجتمع لجنة الإتلاف في المكان الذي توجد فيه الوثائق، وتتم فيه عملية الإتلاف وفقاً للبرنامج الذي تحدده تبعاً لكمية العمل)، ليكون نصها: (تجتمع لجنة الإتلاف في المكان الذي توجد فيه الوثائق، وتتم فيه عملية الإتلاف بحضور مندوب من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وفقاً للبرنامج المحدد).
رابعاً: تعديل الفقرة (ج) من المادة رقم (١٣) من لائحة الإتلاف، والتي تنص على: (اختيار عينات جيدة من كل نوع من أنواع الوثائق المؤقتة الحفظ وتسليمها للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات)، ليصبح نصها: (اختيار عينات جيدة من كل نوع من أنواع الوثائق مؤقتة الحفظ، وتصويرها ضوئياً بألوان وجودة عالية، وتسليمها للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات).
خامساً: إضافة مادة تحمل الرقم (١٦) يكون نصها التالي: (يقوم المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بإنشاء معمل يرتبط إدارياً به، يسمى (معمل إتلاف الوثائق المركزي)، وله إنشاء فروع للمعمل حسب الحاجة).
سادساً: إضافة مادة تحمل الرقم (١٧) يكون نصها التالي: (يهدف معمل إتلاف الوثائق المركزي إلى الآتي:
١- تعزيز أمن الوثائق.
٢- ضمان تنفيذ عمليات الإتلاف بدقة وسرية متكاملة، والتأكد من عدم تسرب الوثائق والمساس بمصلحة الدولة أو مصالح الأفراد.
٣- التأكد من إجراءات إتلاف الوثائق بالطرق النظامية.
٤- التخفيض من التكلفة المالية لعملية إتلاف الوثائق على الأجهزة الحكومية.
٥- التأكيد على توفير طابع السرية والخصوصية لكافة الأجهزة الحكومية أثناء تنفيذ عملية الإتلاف.
٦- الاستفادة من المواد الأولية للأوعية المتلفة، وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية والأوامر والتعليمات ذات الصلة.
سابعاً: إضافة مادة تحمل الرقم (١٨) يكون نصها التالي: (تكون مهمة معمل إتلاف الوثائق المركزي، إتلاف الوثائق الورقية ووسائط التخزين التابعة للأجهزة الحكومية الراغبة في هذه الخدمة، ويُحدد بقرار من مدير عام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات الإجراءات التنفيذية لعمل المعمل).
ثامناً: إضافة مادة تحمل الرقم (١٩) يكون نصها: (يقوم المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بتجهيز معمل إتلاف الوثائق المركزي بأجهزة إتلاف، وسيارات متنقلة مجهزة لإتلاف الوثائق الورقية ووسائط التخزين في مقر الجهاز الحكومي، حسب المعايير العالمية).
تاسعاً: إضافة مادة تحمل الرقم (٢٠) يكون نصها: (يقوم المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بتوفير وسائل نقل غير مكشوفة، لنقل الوثائق الورقية ووسائط التخزين من الأجهزة الحكومية لمقر معمل إتلاف الوثائق المركزي، بحيث تتم عملية النقل بطريقة آمنة يراعى فيها سرية وخصوصية المحتوى).
نشر في عدد جريدة أم القرى رقم (٥٠١٣) الصادر في ٢٩ من ديسمبر ٢٠٢٣م.