صدر بموجب قرار الهيئة الملكية لمحافظة العلا رقم (٤٥١٨٤٣)
الفصل الأول
التعريفات
المادة الأولى
يقصد بالألفاظ والعبارات التالية -أينما وردت في هذه القواعد- المعاني المبينة أمام كل منها، ما لم يقتض السياق غير ذلك:
الأنظمة: أنظمة الأنشطة التي انتقلت مهماتها واختصاصاتها إلى الهيئة بموجب الأمر الملكي رقم (أ/٣٨) بتاريخ ٢٩ /١ /١٤٤٢هـ.
اللوائح: لائحة الجزاءات عن المخالفات البلدية الصادرة بقرار مجلس الوزراء رقم (٩٢) وتاريخ ٥ /٢ /١٤٤٢هـ، واللوائح والقرارات والتعليمات التنفيذية للأنظمة واللوائح.
الهيئة: الهيئة الملكية لمحافظة العلا.
المجلس: مجلس إدارة الهيئة.
المحافظ: محافظ الهيئة.
اللجنة: أي لجنة تشكل للنظر في مخالفات الأنظمة واللوائح في النطاق الجغرافي.
الرئيس: رئيس اللجنة.
العضو: عضو اللجنة بمن في ذلك الرئيس ونائبه، والأعضاء الاحتياطيون.
الإدارة المختصة: إدارة المنازعات والتنفيذ بالهيئة.
أمين السر: أمين سر اللجنة.
القواعد: قواعد عمل اللجنة في النطاق الجغرافي للهيئة.
النطاق الجغرافي: محافظة العلا، والمواقع التراثية والثقافية في محافظة خيبر وقلعة المعظم وأي مواقع أخرى خارج حدودها تضاف إلى اختصاص الهيئة ومهماتها لاحقا.
المخالفة: كل واقعة تخالف الأنظمة أو اللوائح في النطاق الجغرافي.
المخالف: مرتكب المخالفة سواء كان ذا شخصية طبيعية أم اعتبارية.
مفتش الهيئة: من صدر في شأنه -منفردا أو مع غيره- قرار من المحافظ أو من يفوضه؛ بتولي مهمات التفتيش.
الوسائل التقنية: الوسائل الإلكترونية التي تعتمدها الهيئة لغرض تنفيذ النظام واللائحة.
أدلة الإجراءات: وثيقة تصدر وفق الأنظمة تتضمن التعليمات، أو الإرشادات، أو المعايير، أو غيرها لتحديد الإجراءات التفصيلية المكملة للقواعد.
الفصل الثاني
الهدف من القواعد ونطاق تطبيقها
المادة الثانية
تهدف القواعد إلى ما يأتي:
١- تعزيز الأداء والفاعلية في إنجاز المهمات المتعلقة بأعمال اللجنة.
٢- تحديد المسؤوليات والواجبات والاختصاصات والمهام المنوطة باللجنة، وأعضائها، وإجراءات عملها، بما يتفق مع الأنظمة واللوائح والتعليمات الأخرى ذات العلاقة.
٣- تحديد مهام الإدارة المختصة في حدود تنفيذ هذه القواعد.
المادة الثالثة
تطبق القواعد في النطاق الجغرافي للهيئة.
الفصل الثالث
تشكيل اللجنة
المادة الرابعة
١- يكون تشكيل اللجنة وفقا لما ورد في الأنظمة، وتبدأ أعمالها من التاريخ المحدد في قرار التشكيل.
٢- يحدد في قرار تشكيل اللجنة رئيس اللجنة والأعضاء الاحتياطيون إن وجدوا، على أن يكون الرئيس من المختصين في الشريعة أو الأنظمة -بحسب الأحوال-.
٣- تكون مدة العضوية في اللجنة (ثلاث) سنوات قابلة للتجديد بقرار من المحافظ.
٤- في حال انتهت مدة العضوية المنصوص عليها في الفقرة (٣) من هذه المادة ولم يجدد للجنة، أو تشكل لجنة أخرى، فتستمر اللجنة بممارسة أعمالها لحين صدور قرار من المحافظ إما بتمديد العضوية الحالية، أو تشكيل لجنة أخرى.
٥- للمحافظ في حال شغور عضوية أحد أعضاء اللجنة لأي سبب من الأسباب أن يكلف بديلا عنه، من غير الأعضاء، ويكون التكليف لإكمال المدة المتبقية لسلفه في عضوية اللجنة.
٦- للمحافظ إعادة تشكيل اللجنة أو حلها في ضوء ما ترفعه الإدارة المختصة من أسباب، واقتضتها المصلحة العامة.
الفصل الرابع
انتهاء العضوية في اللجنة
المادة الخامسة
تنتهي عضوية عضو اللجنة بوفاته، أو بقرار من المحافظ في إحدى الحالات الآتية:
١- انتهاء مدة العضوية المنصوص عليها في قرار التشكيل، أو انتهاؤها بسبب الاستقالة أو العجز الصحي أو عند حدوث ما يؤثر على أهليته.
٢- قبول اعتذار العضو عن الاستمرار في عضوية اللجنة.
٣- تغيب العضو عن الحضور (ثلاث) جلسات متتالية، أو (خمس) جلسات متفرقة خلال السنة الواحدة دون عذر يقبله رئيس اللجنة، وفي هذه الحالة، على الإدارة المختصة أن تعرض الأمر على المحافظ أو من يفوضه للنظر في إصدار قرار بإنهاء عضويته، وتعيين من يحل محله للمدة المتبقية من عضويته.
٤- تعارض مصالح العضو مع دوره في اللجنة، وفقا لسياسة تعارض المصالح المعتمدة من الهيئة.
الفصل الخامس
اختصاصات اللجنة
المادة السادسة
١- تختص اللجنة بالنظر في المخالفات، وإيقاع العقوبات وفقا لاختصاصاتها الواردة في الأنظمة واللوائح وما يطرأ عليها من تعديلات -بحسب الأحوال-، وللجنة تحديد العقوبات بحسب حجم كل مخالفة على حدة، ويراعى في ذلك طبيعة المخالفة المرتكبة، وخطورتها، والظروف المشددة والمخففة.
٢- تنظر اللجنة في الاعتراضات التي يقدمها ذوو الشأن على الغرامات التي توقعها الهيئة أو مفتشوها وفقا لما ورد في الأنظمة واللوائح.
٣- أية أمور أخرى تختص بها اللجنة وفقا للأنظمة واللوائح.
المادة السابعة
١- للجنة أن تضيف في القرار الصادر بالعقوبة إلزام المخالف بإزالة المخالفة، وإعادة التأهيل الناتج عـن الفعل الضار أو إصلاح التلف الناجم عنـه -إن وجـد- وذلـك علـى نفقة المخالف، على أن يراعى في ذلك تحديد مهلة تتناسب مع طبيعة المخالفة.
٢- للجنة أن تضمن في قرارها أي عقوبة جوازية أخرى فـي حدود ما تقضي به الأنظمة واللوائح ذات الصلة.
المادة الثامنة
للجنة في سبيل تحقيق أهدافها القيام بالآتي:
١- طلب الإفادة من قطاعات الهيئة وإداراتها، أو من الجهات الأخرى عن أية وثائق، أو بيانات، أو معلومات، أو دراسات ذات صلة بالموضوعات المعروضة أمامها، ويكون ذلك عبر الإدارة المختصة.
٢- الاطلاع على جميع البيانات والتقارير والمستندات والمعلومات والسجلات والوثائق المتعلقة بأعمالها، وغير ذلك من المعلومات ذات العلاقة بالموضوعات التي تنظرها، أو التي ترى اللجنة أهمية الاطلاع عليها ذات علاقة بما يعرض عليها.
٣- استدعاء المفتش محرر تقرير الزيارة، أو الشخص المحرر في شأنه التقرير، أو غيرهم، لسماع أقوالهم أو للإفادة المكتوبة أو الإلكترونية بشأن الموضوعات المعروضة أمامها، وفـي حال تعذر ذلك لأي سبب، يجوز لرئيس اللجنة تأجيل النظر في الموضوع إلى حين سماع الأقوال أو ورود الإفادة.
٤- إجـراء المعاينة اللازمة للنظر في الموضوعات المعروضة أمامها، أو ندب واحد أو أكثر من أعضائها أو من غيرهم لذلك، على أن يعد تقريرا بالنتائج يسلم للجنة خلال (٥) أيام عمل من التاريخ المحدد للمعاينة.
٥- الاستعانة -كلما دعت الحاجة- بمن تراه من منسوبي الهيئة أو من ذوي الاختصاص من المستشارين أو الخبراء الفنيين لدراسة ما تراه من أعمال تتطلب دراستها وفقا للميزانية المعتمدة. ويكون ذلك بالتنسيق مع الإدارة المختصة.
الفصل السادس
مهمات رئيس اللجنة
المادة التاسعة
يتولى الرئيس الإشراف على أعمال اللجنة وسير أعمالها، وإنجاز مهماتها، وله بصفة خاصة الآتي:
١- التأكد من قيام اللجنة بتأدية المهمات المنوطة بها.
٢- إدارة اجتماعات اللجنة، والعمل على تعزيز فاعليتها.
٣- الإشراف على إعداد جدول أعمال اللجنة، والموافقة عليه مع الأخذ في الاعتبار الموضوعات التي يرغب أعضاء اللجنة في إدراجها.
٤- الإشراف على إعداد التقارير الدورية والسنوية بالتنسيق مع الإدارة المختصة تتضمن ما انتهت إليه اللجنة من أعمال وإنجازات ومقترحات بعد اعتمادها من اللجنة.
٥- تسمية نائب للرئيس، بعد مشاورة الأعضاء.
٦- يحل نائب رئيس اللجنة محل الرئيس -حال غيابه- في كل ما يلزم لتسيير عمل اللجنة.
الفصل السابع
مهام أعضاء اللجنة ومسؤولياتهم
المادة العاشرة
على العضو عند ممارسة مهامه في اللجنة القيام بالآتي:
١- الالتزام بأحكام الأنظمة واللوائح والقرارات ذات العلاقة أثناء قيامه بمهامه.
٢- تخصيص وقت كاف للقيام بمسؤوليته بما في ذلك التحضير لاجتماعات اللجنة.
٣- المشاركة بفاعلية في مداولات اللجنة ونقاشاتها والتعبير عن وجهة النظر بمسؤولية وحياد والتصويت على الموضوعات المعروضة عليها.
٤- الانتظام في حضور الاجتماعات وإخطار الرئيس بأي مانع يحول دون حضور الاجتماع قبله بوقت كاف.
٥- المحافظة على سرية أعمال اللجنة والامتناع عن إفشاء أي أمر مما تداولته اللجنة، أو وقف عليه بسبب عضويته فيها.
٦- تجنب حالات تعارض المصالح، المنصوص عليها في سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الهيئة، والإفصاح للجنة عن أي حالة عند وقوعها، والتنحي عن نظرها، وعدم المشاركة أو حضور الاجتماعات أو التصويت على أي قرار يتعلق بها، وعلى أمين السر توثيق واقعة التنحي في محضر اللجنة.
٧- إبلاغ الرئيس بأي حالات تعارض للمصالح، وعلى الرئيس أن يكلف العضو الاحتياطي بإكمال النظر في القضية لحين انتهائها، أو إحالة المخالفة للجنة أخرى -إن وجدت-.
٨- التعاون على تحقيق مهمات ومسؤوليات اللجنة.
٩- ضمان سلامة القرارات والتوصيات الصادرة عنها والتأكد أنها مبنية على أسس نظامية.
١٠- التصرف بأمانة، والسعي لتحقيق أهداف اللجنة مع تقديم العناية اللازمة في أداء مهماتهم، وممارسة اختصاصاتهم.
١١- عدم قبول الهدايا من أي شخص له تعاملات مع اللجنة، ويجب الإفصاح عنها للجنة، مع الالتزام بلائحة السلوك المهني، وسياسة عدم تعارض المصالح الصادرة من الهيئة.
الفصل الثامن
جلسات اللجنة ونصاب انعقادها
المادة الحادية عشرة
١- تعقد اللجنة جلساتها واجتماعاتها إلكترونيا، ولها أن تعقد جلساتها في مقر الهيئة، أو أي مكان آخر داخل المملكة، بما تراه مناسبا ومحققا لمصلحة الموضوعات المنظورة، والأطراف ذوي العلاقة.
٢- تعتمد اللجنة بالتنسيق مع الإدارة المختصة جدولا زمنيا لاجتماعاتها عند بداية كل عام، وتراجع مواعيد الاجتماعات عند الحاجة، وتعدل بناء على موافقة الأعضاء، وعلى اللجنة الحرص على إعداد جدول اجتماعاتها بما يحقق الالتزام بالمدد اللازمة للبت فيما يعرض عليها.
٣- يعد لكل جلسة محضر يذكر فيـه الأعضاء الحاضرون وتاريخ الجلسة ووقـت افتتاحهـا ومكان انعقادها، والموضوعات المنظورة أمامها والإجراءات والوقائع التي تمت مداولتها أثنـاء الجلسة، ومـا اتخذتـه من قرارات.
٤- على رئيس اللجنة والأعضاء الحاضرين التوقيع على محضر الجلسة، ويعتد بالتوقيع الإلكتروني حال استخدامه.
٥- تجتمع اللجنة في الأيام المحددة للاجتماع، أو بناء على دعوة رئيسها أو نائبه -في حال غياب الرئيس- وذلك في الحالات العاجلة التي لا تستوعبها الاجتماعات وفقا للفقرة (٢) من هذه المادة.
٦- لا يجوز تأجيل أو إلغاء الاجتماع المتفق عليه بشكل نهائي وفقا للفقرة (٢) من هذه المادة إلا في حال عدم اكتمال النصاب، أو لأسباب تقدرها اللجنة، ويكون التأجيل أو الإلغاء بناء على طلب أغلبية الأعضاء، وبموافقة رئيس اللجنة.
٧- ترسل الدعوة للأعضاء مع جدول الأعمال والمستندات والوثائق قبل الموعد المحدد للاجتماع، على أن تشمل الدعوة جميع الوثائق والمعلومات والمستندات الخاصة بالموضوعات المراد البت فيها، وأن ترسل لجميع الأعضاء قبل ثلاثة أيام على الأقل من موعد الاجتماع.
٨- للجنة دعوة من تراه لحضور اجتماعاتها دون أن يكون له حق التصويت، وبعد توقيعه على إقرار عدم الإفصاح عن المعلومات التي سيطلع عليها، وذلك بالتنسيق مع الإدارة المختصة على أن يثبت ذلك في محضر الاجتماع.
٩- باستثناء جلسات المداولة، تكون جلسات اللجنة علنية إلا إن رأت جعلها سرية لمصلحة تقدرها.
المادة الثانية عشرة
١- لا يكون اجتماع اللجنة صحيحا إلا بحضور أغلبية الأعضاء بمن فيهم الرئيس أو نائبه. ولا يجـوز لغير الأعضاء، أو أمين السر فيها حضور جلسات مداولات القرارات وإصدارها إلا بموافقة رئيس اللجنة.
٢- يتولى رئيس اللجنة أو من يفوضه إدارة الاجتماع وتنظيمه وطرح الموضوعات المجدولة على جدول الأعمال والإشراف على عملية التصويت.
٣- في الحالات التي تعقد اللجنة جلساتها حضوريا، يجوز -بعد موافقة الرئيس- لأي عضو في اللجنة المشاركة في الاجتماعات باستخدام الوسائل التقنية، ويعد ذلك مكملا للنصاب القانوني للاجتماع.
٤- إذا لم يكتمل النصاب القانوني لأعضاء اللجنة بسبب تنحي أحد الأعضاء أو عدم حضوره، أو لأي سبب كان؛ فيكمل العضو الاحتياطي النصاب القانوني للجنة بدعوة من الرئيس توجه له وفق أحكام هذه القواعد، ويمكن أن تعاد جدولة الاجتماع لأقرب وقت يتمكن العضو الاحتياطي من الحضور فيه لإكمال النصاب.
٥- لا يجوز لأي عضو في اللجنة أن يفوض عضوا آخر لحضور الاجتماع نيابة عنه.
الفصل التاسع
قرارات اللجنة ومحاضرها
المادة الثالثة عشرة
١- علـى اللجنة عند نظـر المخالفة الرجوع لسجلاتها، ولسجلات الإدارة المختصة؛ لأخذ حالات تكرار المخالفة في الاعتبار عند تحديد العقوبة وتقديرها.
٢- تتخذ اللجنة قراراتها بأغلبية الأصوات المشاركة في الاجتماع، وفي حال تساوت الأصوات يرجح الجانب الذي صوت معه الرئيس.
٣- للعضو التحفظ على قرارات اللجنة، وإيضاح أسباب التحفظ في محضر الجلسة كتابة، وللجنة الرد على التحفظ في ذات المحضر، ولا يشار لذلك في نسخ القرار.
٤- تكون قرارات اللجنة مسببة ومشتملة على الحيثيات والوقائع وما تراه من معلومات ضرورية.
٥- فيما عدا حالة قبول التنحي لأحد الأعضاء، فلا يجوز للعضو الامتناع عن توقيع القرارات أو التصويت عليها.
٦- لا يجوز لأي عضو في اللجنة أن يفوض عضوا آخر للتصويت عنه.
٧- تتولى اللجنة من تلقاء نفسها أو بناء على طلب أي من ذوي الشأن تصحيح ما يقع في قراراتها من أخطاء مادية، أما إذا وقع غموض أو إبهام في القرار فلأي من ذوي الشأن أن يطلب من اللجنة تفسيره.
٨- تعد الإدارة المختصة نموذجا موحدا لمحاضر اللجنة، وقراراتها متضمنا العناصر الأساسية الآتية:
أ- اسم المخالف وبياناته الأساسية -منها رقم هويته أو سجله التجاري- ورقم الترخيص أو التصريح الصادر من الهيئة -إن وجد-، والعلامة التجارية -إن وجدت-، ورقم وتاريخ تقرير الزيارة.
ب- النص النظامي الذي تمت مخالفته، ووصف دقيق للمخالفة المرتكبة، وملخص الوقائع ذات الصلة فيها، ومنطوق القرار وأسبابه.
ت- رقم القرار وتاريخه، وتوقيع رئيس اللجنة، ويعتد بالتوقيع الإلكتروني حال استخدامه.
ث- النص على حق المخالف في الاعتراض على قرار العقوبة وفقا للإجراءات المنظمة لذلك.
ج- للجنة إضافة أي عنصر لم يرد في هذه المادة.
٩- يكون التحقق من تنفيذ القرارات الصادرة بالعقوبة من خلال الإدارات ذوات العلاقة بالهيئة.
١٠- تعتمد قرارات اللجنة وفقا لما تقضي به الأنظمة واللوائح.
الفصل العاشر
مهمات أمين سر اللجنة
المادة الرابعة عشرة
تكلف الإدار المختصة أمين سر للجنة، ولا يكون له حق التصويت، وله في سبيل
القيام بمهامه -على وجه الخصوص- الآتي:
١- التحضير والتنسيق للاجتماعات بما في ذلك إعداد جدول الأعمال بالتنسيق مع الرئيس.
٢- حضور اجتماعات اللجنة، وتحرير محاضرها، وتوثيقها، ومتابعة توقيعها من الأعضاء.
٣- إعداد محاضر الجلسات، ومحاضر الاجتماعات وفقا للقواعد.
٤- تمرير أي من الموضوعات لأعضاء اللجنة لدراستها والنظر فيها، ويكون ذلك بناء على طلب رئيس اللجنة.
٥- الاحتفاظ بجميع المستندات، والوثائق الخاصة باللجنة بما في ذلك جدول الأعمال وسجلات متابعة تنفيذها.
٦- متابعة تنفيذ القرارات التي اتخذتها اللجنة، مع الإدارات ذوات العلاقة في الهيئة.
٧- أي مهمة أخرى يكلف بها من الإدارة المختصة أو اللجنة في حدود اختصاصاتها.
الفصل الحادي عشر
محاضر الاجتماعات
المادة الخامسة عشرة
يعد أمين السر محضر الاجتماع، ويجب أن يشتمل على الآتي:
١- تاريخ الاجتماع ورقمه.
٢- مكان انعقاده.
٣- أسماء الحاضرين والمعتذرين عن عدم الحضور، مع بيان أسماء المدعوين لحضور الاجتماع من غير أعضاء اللجنة.
٤- الموضوعات المعروضة على جدول الأعمال، والمحاور الرئيسة ذات الصلة بالمواضيع الرئيسة.
٥- جميع القرارات التي اتخذت، والمسوغات التي دعت لاتخاذ مثل هذه القرارات والمرفقات المثبتة لذلك.
٦- إثبات نتائج التصويت، والتحفظات التي أبداها أعضاء اللجنة الحاضرون على أي من القرارات التي أصدرتها اللجنة، ورد اللجنة على التحفظ -إن وجد-.
المادة السادسة عشرة
١- يرسل أمين السر المحضر إلى الأعضاء؛ لمراجعته في اليوم التالي من انعقاد الاجتماع -كحد أقصى-، وعلى أعضاء اللجنة إبداء ملاحظاتهم على مسودة المحضر -إن وجدت- خلال يومي عمل من تاريخ الإرسال.
٢- يرسل أمين السر المحضر -بعد معالجة الملاحظات- بصيغته النهائية لأعضاء اللجنة لاعتماده.
٣- تحفظ محاضر الاجتماعات بعد توقيعها ورقيا أو إلكترونيا في ملف خاص لدى الإدارة المختصة مع جميع الوثائق ذات العلاقة.
الفصل الثاني عشر
سرية أعمال اللجنة
المادة السابعة عشرة
١- على منسوبي الإدارة المختصة والإدارة العامة للاستشارات القانونية والنزاعات، وأعضاء اللجنة، وأمين السر، وكل من له علاقة بأعمال اللجنة المحافظة على سرية المعلومات التي يطلعون عليها من خلال عضويتهم في اللجنة أو مساندتها، واستخدام المعلومات لغرض تحقيق أهداف اللجنة ومهامها فقط، وعدم الإعلان أو التصريح بأي من تلك المعلومات لأي طرف، أو الإفصاح عنها أو استغلالها بأي شكل من الأشكال.
٢- يلتزم الأعضاء -بمن فيهم المنتهية عضويتهم- بسرية المعلومات، ولا يجوز بأي شكل من الأشكال استخدام المعلومات التي تحصلوا عليها طوال مدة عضويتهم، كما يجب المحافظة على جميع المستندات والمحاضر أو أي بيانات سلمت للعضو يدويا أو إلكترونيا وإعادتها بعد انتهاء الغرض من استخدامها الرسمي.
الفصل الثالث عشر
وثائق قيد المخالفات
المادة الثامنة عشرة
تحدد الإدارة المختصة الوثائق المطلوب توفرها لقيد المخالفة على أن تشمل الآتي:
١- خطاب الجهة طالبة النظر في المخالفة.
٢- الاسم الكامل للمخالف ومهنته أو وظيفته -إن وجدت- ومحل إقامته، ورقم السجل المدني أو السجل التجاري، والاسم الكامل لمن يمثله، ومهنته أو وظيفته، ومحل إقامته ورقم سجله المدني.
٣- بيانات التواصل مع المخالف.
٤- موضوع المخالفة بالتفصيل مع إرفاق محاضر الضبط، وتقارير المفتشين، وجميع المستندات والوثائق الداعمة.
٥- تاريخ اكتشاف المخالفة.
٦- أي وثائق أخرى ذات علاقة بموضوع المخالفة.
الفصل الرابع عشر
التعامل مع المخالفات وإبلاغ الأطراف
المادة التاسعة عشرة
١- تقيد الإدارة المختصة طلبات النظر في المخالفات في سجل خاص، يعد لهذا الغرض، وتتولى تنظيم سجلاتها وترتيبها وترقيمها وحفظها.
٢- تبلغ الإدارة المختصة ذوي الشأن بموضوع المخالفة، ويجب عليهم إيداع الرد خلال مدة لا تزيد على (خمسة عشر) يوما من تاريخ التبليغ، وللجنة بناء على طلب مسبب من أحد الأطراف تمديد هذه المدة بما لا يزيد على مدة (خمسة عشر) يوما أخرى، وإذا لم يرد أي من الأطراف خلال المدة المقررة، تدرس الإدارة المختصة المخالفة، وتحيلها إلى اللجنة.
٣- ترسل الإدارة المختصة وثائق المخالفات المكتملة إلى رئيس اللجنة خلال مدة أقصاها يوما عمل من تاريخ اكتمالها، وإبلاغ الأطراف ذوي العلاقة بذلك خلال هذه المدة.
٤- يتضمن التبليغ نسخة من صحيفة المخالفة وما يتعلق بها، وتاريخ الرد عليها، وتاريخ النظر في المخالفة في حال تحديد موعد لذلك، ويكون التبليغ بأي وسيلة من وسائل الاتصال التي تراها اللجنة مناسبة ومحققة للمقصود من تبليغ الأطراف.
٥- مع مراعاة ما ورد في الأنظمة واللوائح، تبت اللجنة في المخالفة المعروضة أمامها خلال (ستين) يوما من تاريخ انعقاد أول جلسة فيها، وفي حال استدعت مدة البت أكثر من ذلك، فترفع اللجنة طلب تمديد هذه المدة مع أسباب الطلب إلى الإدارة المختصة؛ لتقرر ما تراه بشأن طلب التمديد، على ألا تزيد مدة تمديد البت في المخالفة على (ثلاثين) يوما في كل الأحوال.
٦- إذا لم يحضر المخالف أو من يمثله في أي جلسة ثبت تبلغه بها في الموعد المحدد لنظرها، ولم يتقدم بعذر تقبله اللجنة، وجب عليها البت في المخالفة إن كانت مهيأة للبت فيها.
٧- يعد غائبا كل طرف لم يحضر خلال (ثلاثين) دقيقة من الموعد المحدد لبدء الجلسة، ما لم تقرر اللجنة تمديد هذه المدة، فإن حضر الطرف بعد هذه المدة وقبل بدء الجلسة، فللجنة ألا تعده غائبا.
٨- يجوز تقديم المذكرات عبر الوسائل الإلكترونية التي توفرها الإدارة المختصة ووفق المتطلبات المحددة في تلك الوسائل.
الفصل الخامس عشر
إجراءات عمل اللجنة
المادة العشرون
١- تستكمل الإدارة المختصة كافة المعلومات والمستندات المتعلقة بالمخالفة، وتحيلها إلى اللجنة بعد دراستها؛ لتصدر اللجنة القرار المناسب.
٢- للجنة طلب أي معلومات أو مستندات متعلقة بالمخالفة بما فيها المعلومات السرية، ولها في هذا الشأن طلب حضور ممثلي المنشآت ذات العلاقة، وسماع الشهود والأقوال، وسماع الدفوعات.
٣- للجنة وفقا لتقديرها إصدار قرار دون استدعاء ذوي الشأن، مع مراعاة إتاحة تبادل المذكرات لصاحب الشأن أو من يمثله حضوريا أو بواسطة الوسائل التقنية وسماع أقواله واستكمال دفوعاته أو تقديم جوابه كتابيا. ويبلغ ذوو الشأن -في حال تقرر استدعاؤهم- بموعد الاجتماع بإحدى الطرق المعتمدة لدى الإدارة المختصة، ويكون التبليغ منتجا لآثاره النظامية من تاريخ إبلاغه، ومن لم يحضر بعد تبليغه للمرة الثانية فللجنة الحق بإصدار القرار بشأنه غيابيا.
٤- تكون كافة إجراءات النظر كتابية، وللجنة سماع الأقوال والدفوعات شفاهة وإثبات ذلك في محضر الجلسة.
٥- إذا تبين للجنة -بعد نظرها في المخالفة- ما يشير إلى الاشتباه في وجود جريمة يعاقب عليها نظاما، فعليها إحالتها إلى الجهة المختصة بنظرها، وتستمر اللجنة في السير في نظر المخالفة ما لم يتبين لها أنه لا يمكن النظر فيها حتى يبت في حالة الاشتباه في وجود الجريمة المشار إليها.
٦- لا تنظر اللجنة في المخالفة إذا كان لدى صاحب الشأن مطالبة قائمة في موضوعها لدى جهة قضائية أو إدارية أو هيئة تحكيم بغرض الفصل فيها، ولا في قرارات اكتسبت الصفة القطعية.
الفصل السادس عشر
آلية تبليغ القرارات والتظلم منها
المادة الحادية والعشرون
يكون الإبلاغ بأحد الطرق المعتمدة لدى الإدارة المختصة منتجا لآثاره النظامية من تاريخ صدوره.
المادة الثانية والعشرون
يجوز الاعتراض على قرار اللجنة أمام المحكمة الإدارية وفقا لنظامها.
الفصل السابع عشر
الإدارة المختصة
المادة الثالثة والعشرون
تتولى الإدارة المختصة – في سبيل تنفيذ هذه القواعد – المهمات الآتية:
١- الإشراف على الأعمال الإدارية والتحضيرية والترتيبات اللازمة لاجتماعات اللجنة.
٢- الإشراف على البحوث والدراسات والاستشارات القانونية والفنية المتعلقة بأعمال اللجنة.
٣- تلقي الموضوعات التي تحال إلى اللجنة أو توجه إليها، وقيدها، وإشعار رئيس اللجنة بها.
٤- فحص الموضوعات بعد قيدها، وطلب استكمال ما يلزم من بيانات ومرفقات في شأنها، والتنسيق حيال ذلك مع رئيس اللجنة عند الحاجة.
٥- الإشراف على قيد طلبات النظر في المخالفات وترتيبها وترقيمها، وأعمال الضبط، والمراسلات، والمواعيد، والبلاغات.
٦- الإشراف على متابعة دفوع المنسوب لهم ارتكاب المخالفة والمكاتبات ذوات العلاقة بها.
٧- الإشراف على إعداد مسودات محاضر وقرارات وخطابات اللجنة، وفق النماذج المعتمدة لذلك، وحفظها.
٨- القيام بالإجراءات اللازمة لحفظ تقرير الزيارة ومرفقاته أو إعادته للهيئة أو إحالته إلى الجهات المختصة.
٩- القيام بإجراءات تبليغ الأطراف ذوي العلاقة بقرارات اللجنة.
١٠- متابعة تنفيذ قرارات اللجنة -بعد تحصنها نظاما- مع الإدارات ذوات العلاقة.
١١- مراجعة ما يحال إلى اللجنة، وإخطار ذوي الشأن إذا وجد نقص في المعلومات أو البيانات لاستكمالها.
١٢- تلقي المخاطبات الموجهة للجنة، وإعداد الردود عليها بالتنسيق مع رئيس اللجنة.
١٣- فهرسة وحفظ قرارات اللجنة، وتصنيفها، وما يصدر من المحكمة المختصة في شأن قرارات اللجنة.
١٤- إفادة الإدارات ذوات العلاقة في الهيئة عن قرارات اللجنة.
١٥- اتخاذ ما يلزم لمخاطبة الجهات المعنية بإنفاذ القرارات.
١٦- تكليف ممثلي الإدارة المختصة أمام القضاء -حسب الإجراءات الداخلية- عند الترافع في القضايا التي ترفع في مواجهة قرارات اللجنة.
١٧- إعداد تقرير تفصيلي يعرض على المحافظ -أو من ينيبه- بشكل سنوي، يتضمن أعمال اللجنة، والتوصيات المقترحة لتطوير أدائها، وتسهيل أعمالها.
١٨- أي إجراء آخر يدخل ضمن مهماتها بشأن القرارات التي تصدرها اللجنة.
الفصل الثامن عشر
أحكام عامة
المادة الرابعة والعشرون
١- يحدد المحافظ بقرار منه مكافآت أعضاء اللجنة، وآلية صرفها، واستحقاقها.
٢- للمحافظ -أو من يفوضه- إصدار القرارات وأدلة الإجراءات اللازمة لتطبيق أحكام هذه القواعد، وله تعديلها عند الاقتضاء.
٣- فيما لم يرد فيه نص خاص في هذه القواعد، تطبق اللجنة الإجراءات المنصوص عليها في نظام المرافعات الشرعية، ونظام المرافعات أمام ديوان المظالم، واللوائح والقرارات الصادرة في شأنها، والأنظمة واللوائح ذات العلاقة، وذلك بما لا يخالف طبيعة الموضوع المعروض على اللجنة، وبما لا يتعارض مع اختصاصاتها وصلاحيتها وطبيعة عملها.
٤- اللغة العربية هي اللغة المعتمدة في الطلبات المقدمة إلى اللجنة فلا تثبت أقوال أمام اللجنة بلغة غير العربية، وعلى من لا يستطيع التحدث باللغة العربية اصطحاب مترجم يثبت حضوره في محضر الاجتماع، ويجب على أي طرف يرغب في تقديم وثائق أو مستندات مكتوبة بلغة أجنبية أن يقدم معها ترجمة معتمدة باللغة العربية.
الفصل التاسع عشر
النفاذ والنشر
المادة الخامسة والعشرون
يعمل بهذه القواعد من تاريخ اعتمادها من المحافظ، وتنشر في الجريدة الرسمية.
نشر في عدد جريدة أم القرى رقم (٥٠٤٢) الصادر في ٩ من أغسطس ٢٠٢٤م.